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Continuar con el capítulo 1Volver al índice¿Por dónde empezar? Hazte dos preguntas sobre cada tarea: ¿con qué frecuencia se repite? ¿Y qué te juegas si la primera vez solo acierta en un 80 por ciento?
Frecuentes y de bajo riesgo: empieza por aquí. Organizar tu bandeja de entrada, buscar información, programar citas, analizar hojas de cálculo y preparar borradores de todo tipo.
Poco frecuentes y de bajo riesgo: incorpóralas sobre la marcha. La invitación a la fiesta de fin de año, la lista de tareas para la nueva persona en prácticas, comparar tres presupuestos para nuevos vehículos de empresa.
Frecuente y delicado: con aprobación. Respuestas a clientes, presupuestos, publicaciones en redes sociales. Él prepara el borrador, tú apruebas.
Poco frecuente y delicado: tú decides, con apoyo. La subida de precios, la reclamación complicada. Él lo prepara todo y tú decides con toda la información sobre la mesa.
Por cierto, el error más común al empezar no es delegar demasiado, sino demasiado poco. Si solo usas un cuadrante, pagas por un empleado con cien manos y solo le ocupas dos.
Cuenta con él en los cuatro cuadrantes y en todas las áreas de tu empresa. Puedes encargarle varias tareas a la vez. Las irá resolviendo, muchas veces incluso en paralelo. Y no tienes que preocuparte por que haga algo que no quieres. Con tus aprobaciones, tú decides cuánto delegas y qué puede resolver solo de principio a fin. Todo, a tu ritmo.
El principio de aprobación.
Tú mantienes el control porque tú marcas los límites. Puede presentarte primero un borrador de todo. Así te ahorras el trabajo y la última palabra sigue siendo tuya.
Lo que le pidas expresamente, lo hace. Todo lo demás que vaya a salir al mundo te lo muestra primero como borrador.
Después vas ganando confianza y le das más autonomía, paso a paso y tarea a tarea:
Nivel 1 · Todo como borrador. Todo mensaje que vaya a enviar pasa primero por ti. Así empieza todo el mundo.
Nivel 2 · Lo rutinario se envía directamente. «Puedes enviar las confirmaciones de citas directamente. Todo lo demás, pásamelo primero como borrador».
Nivel 3 · Solo las excepciones. «Envía las respuestas habituales directamente. Todo lo relacionado con precios, reclamaciones o nuevos clientes pasa por mí».
Tú decides a qué ritmo avanzas de nivel. Incluso si te quedas en el nivel 1, te ahorras la mayor parte del trabajo.
«A partir de ahora, puedes encargarte de [tarea] directamente. Sigue pasándome todo lo demás como borrador».
La presentación también cuenta.
Lo que te entrega no tiene por qué ser básico. Muy pocos aprovechan esta posibilidad todavía: casi todo lo que crea para ti también puede tener un acabado cuidado y de gran calidad visual. En lugar de una simple hoja de Excel, recibes un análisis con gráficos. En lugar de una lista de cifras, una presentación lista para enseñar a tu cliente o a tu banco. Solo tienes que pedírselo.
Presentaciones, informes y previsiones con tu identidad visual, gráficos e imágenes.
Presentaciones HTML que funcionan como una pequeña web: el contenido aparece poco a poco, las cifras se mueven y, si quieres, incluyen elementos interactivos.
Correos con su propia imagen de cabecera, tu logotipo y una tipografía clara y coherente.
Así subes el nivel con él, no solo en el contenido, sino también en lo que ven tus clientes.
«Prepara esto para que pueda presentarlo a [clientes / el banco / mi equipo]: con el estilo de nuestra web y con gráficos. Recomiéndame el formato más adecuado».
¿Puedo volver a limitar su autonomía más adelante?
Cuando quieras, con una frase: «A partir de ahora, quiero volver a aprobarlo todo». Los niveles no son un camino sin retorno. Dale más autonomía antes de tus vacaciones y vuelve a limitarla a la vuelta.
¿Puedo ver todo lo que ha hecho por mí?
Sí, y merece la pena. Pídele un informe de trabajo: qué ha terminado, preparado y enviado. Así verás por escrito cuánto trabajo te quita de encima. Lo más fácil es dejarlo como tarea recurrente: «Envíame tu informe de trabajo de la semana cada viernes».
Cada nivel de autonomía que le das libera más de sus manos.
¿Lo has leído todo? Entonces marca el capítulo como completado.
Así desbloqueas el capítulo 5 y se guarda tu progreso.