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Weiter mit Kapitel 1Zur ÜbersichtWomit fängst du an? Stell jeder Aufgabe zwei Fragen: Wie oft fällt sie an? Und wie viel steht auf dem Spiel, wenn sie beim ersten Mal nur zu 80 Prozent sitzt?
Häufig, risikoarm: hier anfangen. Posteingang sortieren, Recherchen, Termine abstimmen, Tabellen auswerten, Entwürfe aller Art.
Selten, risikoarm: nebenbei mitnehmen. Die Einladung zur Weihnachtsfeier, die Checkliste für den neuen Azubi, der Vergleich von drei Angeboten für neue Firmenwagen.
Häufig, heikel: mit Freigabe. Kundenantworten, Angebote, Social-Media-Posts. Er entwirft, du gibst frei.
Selten, heikel: Chefsache mit Zuarbeit. Die Preiserhöhung, die heikle Reklamation. Er bereitet vor, du entscheidest auf gedecktem Tisch.
Der häufigste Anfängerfehler ist übrigens nicht, zu viel zu delegieren, sondern zu wenig. Wer nur ein Feld nutzt, bezahlt einen Mitarbeiter mit hundert Händen und beschäftigt zwei davon.
Setz ihn in allen vier Feldern ein, quer durch alle Bereiche deines Unternehmens. Gib ihm ruhig mehrere Aufgaben auf einmal, er arbeitet sie für dich ab, oft sogar parallel. Und du musst keine Sorge haben, dass er dabei etwas tut, was du nicht willst. Mit deinen Freigaben entscheidest du selbst, wie viel du abgibst und was er bis zum Ende allein erledigen darf. Dabei tastest du dich in deinem eigenen Tempo heran.
Das Freigabe-Prinzip.
Du behältst die Kontrolle, weil du sie selbst einstellst. Er kann dir für alles erst einen Entwurf vorlegen. Das spart dir die Arbeit, und das letzte Wort bleibt bei dir.
Was du ihm ausdrücklich aufträgst, erledigt er. Alles andere, was dein Haus verlässt, legt er dir zuerst als Entwurf vor.
Dann tastest du dich heran und lockerst, Schritt für Schritt und pro Aufgabe:
Stufe 1 · Alles als Entwurf. Jede Nachricht nach außen kommt zuerst zu dir. So starten alle.
Stufe 2 · Routine direkt. „Terminbestätigungen darfst du direkt senden, alles andere weiter als Entwurf.“
Stufe 3 · Nur noch Ausnahmen. „Standardantworten direkt. Alles mit Preisen, Beschwerden oder Neukunden kommt zu mir.“
Wie schnell du die Stufen nimmst, entscheidest nur du. Auch wer bei Stufe 1 bleibt, spart den größten Teil der Arbeit.
„[Aufgabe] darfst du ab jetzt direkt erledigen. Alles andere legst du mir weiter als Entwurf vor.“
Lass es auch schön aussehen.
Was er dir vorlegt, muss nicht nüchtern sein. Das nutzen bisher die wenigsten: Fast alles, was er für dich erzeugt, kann er auch grafisch und optisch hochwertig aufbereiten. Statt einer nackten Excel-Tabelle bekommst du eine Auswertung mit Diagrammen. Statt einer Liste mit Zahlen eine Präsentation, die du so beim Kunden oder bei der Bank zeigen kannst. Du musst es ihm nur sagen.
Präsentationen, Auswertungen und Prognosen in deinem Look, mit Diagrammen und Bildern.
HTML-Präsentationen, die wie eine kleine Website ablaufen: Inhalte bauen sich auf, Zahlen bewegen sich, auf Wunsch mit interaktiven Elementen.
E-Mails mit eigenem Kopfbild (Header), deinem Logo und einem sauberen, einheitlichen Schriftbild.
So hebst du mit ihm deinen Standard, nicht nur inhaltlich, sondern auch in dem, was deine Kunden zu sehen bekommen.
„Bereite das so auf, dass ich es [Kunden / der Bank / meinem Team] zeigen kann: im Look unserer Website, mit Diagrammen. Schlag mir vor, welche Form am besten wirkt.“
Kann ich eine Lockerung zurücknehmen?
Jederzeit, mit einem Satz: „Ab sofort will ich wieder alles freigeben.“ Die Stufen sind keine Einbahnstraße. Vor dem Urlaub lockern, danach wieder anziehen.
Kann ich sehen, was er alles für mich erledigt hat?
Ja, und das lohnt sich. Lass dir einen Arbeitsbericht geben: was er erledigt, vorbereitet und verschickt hat. So siehst du schwarz auf weiß, wie viel er dir abnimmt. Am bequemsten als Dauerauftrag: „Schick mir jeden Freitag deinen Arbeitsbericht für die Woche.“
Jede Stufe, die du lockerst, gibt ihm mehr Hände frei.
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