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Vai al Capitolo 1Torna alla panoramicaDa dove iniziare? Per ogni attività, fatti due domande: quanto spesso si presenta? E quanto rischi se al primo tentativo il risultato è corretto solo all'80 percento?
Frequente, a basso rischio: inizia da qui. Organizzare la casella di posta, fare ricerche, fissare appuntamenti, analizzare fogli di calcolo, preparare bozze di ogni tipo.
Occasionale, a basso rischio: occupatene man mano. L'invito alla festa di Natale, la lista di controllo per il nuovo tirocinante, il confronto tra tre preventivi per le nuove auto aziendali.
Frequente e delicato: con approvazione. Risposte ai clienti, preventivi, post sui social. Lui prepara, tu approvi.
Raro e delicato: decidi tu, con il suo supporto. L'aumento dei prezzi, il reclamo difficile. Lui prepara tutto e tu decidi con tutte le carte in tavola.
A proposito: l'errore più comune all'inizio non è delegare troppo, ma troppo poco. Se usi un solo quadrante, paghi un dipendente con cento mani e ne tieni occupate solo due.
Coinvolgilo in tutti e quattro i quadranti, in ogni area della tua impresa. Affidagli pure più compiti insieme: li porterà avanti per te, spesso anche in parallelo. E non devi temere che nel frattempo faccia qualcosa che non vuoi. Con le tue approvazioni decidi quanto delegare e cosa può gestire da solo, dall'inizio alla fine. Ci arrivi con i tuoi tempi.
Il principio dell'approvazione.
Il controllo resta a te, perché sei tu a stabilire le regole. Può presentarti prima una bozza di tutto. Così risparmi il lavoro e l'ultima parola resta tua.
Fa ciò che gli chiedi esplicitamente. Per tutto il resto che esce verso l'esterno, ti mostra prima una bozza.
Poi prendi confidenza e allenti le redini, un passo e un compito alla volta:
Livello 1 · Tutto in bozza. Ogni messaggio in uscita passa prima da te. Si comincia tutti così.
Livello 2 · Invio diretto per la routine. “Puoi inviare direttamente le conferme degli appuntamenti. Tutto il resto continua a passare da me in bozza.”
Livello 3 · Solo le eccezioni. “Invia direttamente le risposte standard. Tutto ciò che riguarda prezzi, reclami o nuovi clienti passa da me.”
Decidi tu quando passare al livello successivo. Anche restando al livello 1, ti risparmi gran parte del lavoro.
“D'ora in poi puoi gestire direttamente [compito]. Continua a sottopormi tutto il resto in bozza.”
Anche l'occhio vuole la sua parte.
Quello che ti consegna non deve per forza essere essenziale. Pochissimi sfruttano ancora questa possibilità: quasi tutto ciò che crea per te può avere anche una veste curata e di grande qualità visiva. Al posto di un semplice foglio Excel, un'analisi con grafici. Al posto di un elenco di numeri, una presentazione pronta da mostrare al cliente o alla banca. Basta chiederglielo.
Presentazioni, report e previsioni con la tua identità visiva, completi di grafici e immagini.
Presentazioni HTML che funzionano come un piccolo sito: contenuti che compaiono progressivamente, numeri animati e, se vuoi, elementi interattivi.
E-mail con un'immagine di intestazione dedicata, il tuo logo e una tipografia pulita e coerente.
Così, insieme a lui, alzi il livello: non solo nei contenuti, ma anche in ciò che vedono i tuoi clienti.
“Prepara questo materiale in modo che possa mostrarlo a [clienti / banca / il mio team]: con lo stile del nostro sito e con grafici. Proponimi il formato più adatto.”
Posso tornare a un controllo più stretto?
Quando vuoi, con una frase: “D'ora in poi voglio tornare ad approvare tutto”. I livelli non sono a senso unico. Puoi allentare il controllo prima delle ferie e riprenderlo al rientro.
Posso vedere tutto quello che ha fatto per me?
Sì, e ne vale la pena. Chiedigli un report delle attività: cosa ha completato, preparato e inviato. Così vedi nero su bianco quanto lavoro ti toglie. Il modo più semplice è farne un compito fisso: “Ogni venerdì mandami il report delle attività della settimana”.
A ogni livello di autonomia in più, liberi altre sue mani.
Hai letto tutto? Allora completa il capitolo.
Sblocchi così il Capitolo 5 e i tuoi progressi vengono salvati.