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Prosegui con il Capitolo 1Torna alla panoramicaBastano poche semplici abitudini per rendere più facile il lavoro quotidiano con lui. Ecco le più importanti.
1 · Se rallenta, fai spazio con /new.
Ogni conversazione con lui cresce nel tempo. Tutto ciò che vi scrivete, ogni file e ogni risultato intermedio restano a sua disposizione finché la conversazione è aperta. È un vantaggio: sa sempre a cosa stai lavorando. Ma dopo molte ore o giorni, lo spazio a disposizione si riempie.
Pensa alla RAM del tuo computer. Con troppi programmi e finestre aperti, tutto rallenta. Li chiudi e torna velocissimo. È esattamente quello che fai con /new.
E non preoccuparti: quando chiudi le finestre, i tuoi file restano sul disco. Allo stesso modo, tutto ciò che ha memorizzato resta con lui: le tue regole, i tuoi documenti, le tue attività ricorrenti. Solo la conversazione in corso riparte da zero.
Come accorgertene. Risponde più lentamente, ti chiede qualcosa che gli hai già detto o smette di rispondere.
1 · Fagli prendere nota: “Annota in breve a che punto siamo e quali sono i prossimi passi.”
2 · Invia /new: Scrivi “/new” nella chat come messaggio a sé, senza altro testo.
3 · Riprendi: “Continua con …”
I momenti giusti: all'inizio della giornata, dopo un progetto importante o quando cambi argomento. Non nel mezzo di un briefing o mentre sta lavorando a qualcosa.
Ci lavorate insieme come team? Allora condividete un'unica conversazione. Si riempie più in fretta e un /new vale per tutti. Mettetevi d'accordo prima che qualcuno lo invii (Capitolo 8).
2 · Meglio un messaggio lungo che cinque brevi.
Reagisce subito a ogni messaggio e si mette immediatamente al lavoro. Se gli mandi cinque messaggi brevi di seguito, inizialmente li gestisce uno per uno. Questo richiede tempo e le informazioni importanti potrebbero arrivargli solo dopo.
Un messaggio lungo, invece, lo legge tutto d'un fiato e risponde a tutto insieme. Così ha il quadro completo fin dall'inizio. Prendi questa abitudine fin da subito.
Se hai molte cose da condividere insieme, come file, foto o messaggi vocali, usa il briefing del Capitolo 2.
3 · Fatti confermare che ti ha capito.
Quando dai un'istruzione importante o concludi un briefing, vuoi essere sicuro che tutto sia stato capito correttamente. Basta aggiungere alla fine:
“Confermami in breve che hai capito la mia istruzione (il mio briefing).”
Ti conferma in breve cosa ha capito. Poi passa al lavoro vero e proprio.
4 · Quando qualcosa si blocca: i casi più comuni.
Quasi tutti gli intoppi del lavoro quotidiano si risolvono con una sola frase.
Non risponde. Cerca 👀 sul tuo messaggio. Significa: ricevuto. Se c'è, ci sta lavorando. Chiedigli una volta “A che punto sei?” invece di sollecitarlo cinque volte. Se dopo qualche minuto non compare ancora 👀: prova il secondo canale, poi il Dottore (Parte 1, Passo 6). Se nessuno dei due risponde, è un guasto. Per noi i guasti hanno la priorità.
Gli hai inviato più cose. Verifica rapidamente con lui che sia arrivato tutto, meglio indicando le quantità: “Ti ho inviato cinque messaggi vocali, tre foto e due file. Hai ricevuto tutto?” Così sai con certezza cosa ha ricevuto prima che inizi a lavorare (Capitolo 2, briefing).
Ha frainteso il tuo messaggio vocale. Nomi, numeri, indirizzi e-mail e importi è meglio scriverli. Per le cose importanti: “Riassumi in breve cosa hai capito.”
Sta andando nella direzione sbagliata. Scrivi “Stop” nella chat come messaggio a sé, poi chiarisci cosa va corretto. Per il prossimo incarico importante, fatti mostrare prima come intende procedere (Capitolo 2).
Non capisci un suo messaggio. A volte ti manda un aggiornamento o un messaggio di errore che non capisci o non riesci a collegare a un incarico. Chiedigli semplicemente: “Cosa intendi?” Ti spiegherà perché l'ha scritto e cosa significa. E, se serve, lo correggerà subito da solo.
Ha dimenticato quello che gli hai detto. La chat con lui non è la sua memoria. La sua memoria è più simile a un taccuino: ci annota le cose importanti, sotto forma di file sul suo computer nel tuo ufficio. Quello che è nel taccuino resta, anche dopo /new. La conversazione in corso, invece, è come le finestre aperte del consiglio 1. A un certo punto si riempie e lui riassume da solo le parti più vecchie per fare spazio. Va bene così, ma nel passaggio alcuni dettagli possono andare persi. Quindi, tutto ciò che deve restare, faglielo annotare esplicitamente nel taccuino: “Ricordalo come regola fissa.” (Capitolo 3). Puoi verificare in qualsiasi momento: “Cosa hai memorizzato su …?”
Confonde gli argomenti. Quando state approfondendo un argomento importante, cerca di non interromperlo con altri temi. Se hai bisogno di dirgli al volo qualcos'altro, avvisalo: “Cambio argomento un attimo, poi torniamo al nostro tema.” Così sa che è solo una parentesi e dopo riprende senza perdere il filo. Se vuoi cambiare davvero argomento, scrivi “/new” oppure “Nuovo argomento: …”. Quando sei in giro in auto, invece, va benissimo passare liberamente da un tema all'altro (Capitolo 2).
Un file pesante non arriva. Metti i file pesanti, come i video, nella cartella condivisa e comunicagli il nome del file. Li prenderà direttamente da lì, senza che tu debba inviarli in chat (Parte 1, Passo 4).
Dice che al momento non può farlo. Di solito gli manca un accesso, un documento o qualche altra informazione. Chiedigli: “Di cosa hai bisogno da me per risolvere la cosa da solo?” Così avanzate più velocemente e lavorate insieme verso l'obiettivo (Capitolo 6).
Si è fermato a metà. “A che punto sei? Vai avanti.” Per gli incarichi lunghi, concorda fin dall'inizio aggiornamenti sui progressi (Capitolo 5).
All'improvviso scrive qualche frase in inglese. Se parli con lui in un'altra lingua, può succedere e non è un errore. Dietro le quinte lavora con comandi, programmi e messaggi di errore, quasi tutti in inglese. Quando annota al volo cosa sta facendo, a volte quella nota finisce nella risposta. Di solito riguarda questi passaggi di lavoro, non i contenuti che ti interessano. Se ti dà fastidio: “Ricordalo come regola fissa: scrivimi sempre in [la tua lingua], anche negli aggiornamenti sui progressi.” (Capitolo 3)
Quando tutto fila liscio, tutte e cento le mani sono al lavoro.
Hai letto tutto? Allora completa il capitolo.
Così sblocchi il Capitolo 10 e i tuoi progressi vengono salvati.