Un incarico, tre parti.

1 · Lavora dall'auto.

Un messaggio vocale permette quasi sempre di formulare meglio un incarico. Quando parli, aggiungi spontaneamente il contesto che tralasceresti scrivendo. Non devi mettere in ordine nulla: pensa ad alta voce, salta da un argomento all'altro, correggiti a metà frase. A mettere ordine ci pensa lui.

Così i tempi morti diventano tempo di lavoro: il tragitto verso un appuntamento, una camminata in cantiere, i dieci minuti prima della prossima riunione. Quando torni alla scrivania, spesso la prima bozza è già lì ad aspettarti.

2 · La notte lavora per te.

Non dorme, non stacca e non conosce fine settimana. Ogni notte in cui non ha nulla da fare è tempo di lavoro sprecato. Prendi quindi l'abitudine di affidargli gli incarichi più impegnativi la sera: ricerche, elenchi, analisi, prime bozze. Tutto ciò che richiede di cercare, leggere, confrontare e ordinare molto materiale. Al mattino il risultato ti aspetta e inizi la giornata già in vantaggio.

3 · Il briefing: prima mostragli tutto, poi lascialo lavorare.

Questo metodo di lavoro è tra i più importanti in assoluto. Impara a usarlo bene e otterrai il meglio dal tuo dipendente IA.

Perché? Alcuni incarichi non si possono spiegare in un solo messaggio. Vuoi mostrargli foto, passargli file, aggiungere qualche messaggio vocale e spiegare, per ogni elemento, a cosa serve e cosa deve farne.

All'inizio si limita ad ascoltare. Quando hai finito, esamina tutto insieme: collega gli elementi, li analizza e individua cosa è coerente e cosa è in contraddizione. Solo allora ti propone un piano. Così non lavora su frammenti, ma sul quadro completo. E la qualità dei risultati migliora in modo evidente.

Ecco come fare. “Briefing”, “Done” e “Stop” sono comandi. Basta scriverli ciascuno in un messaggio separato nella chat.

Quando conviene fare un briefing? Ogni volta che l'incarico è complesso: quando hai molto da spiegare, quando ci sono diversi documenti da considerare insieme o quando i singoli elementi richiedono una spiegazione. Un preventivo con le foto del cliente, una campagna, una presentazione, un nuovo stand fieristico. Per “Di' al signor Weber che giovedì va bene” non serve.

Prima verifica, poi lascialo lavorare. Per ogni briefing corposo, questo è il passaggio più importante. Un messaggio può perdersi per strada: non gli arriva, un vocale lungo arriva solo in parte, oppure nel frattempo c'è stato un riavvio e non lo ha più letto. Il problema è che tu non te ne accorgi. Dai per scontato che abbia tutto. E lui lavora con ciò che ha ricevuto, senza sapere che manca qualcosa.

Quindi, dopo “Done”, fai una rapida verifica, meglio ancora indicando il numero di elementi inviati:

Se manca qualcosa, basta inviare di nuovo quell'elemento. Per i messaggi vocali lunghi, chiedi conferma anche per ciascuno singolarmente:

Se la durata e l'ultima frase coincidono, ha tutto. Bastano dieci secondi per avere la certezza che stia lavorando con tutto il materiale che gli hai dato.

4 · Prima il progetto, poi l'esecuzione.

Se vuoi prima conoscerlo, lascialo fare. Affidagli un compito e osserva come lo affronta. È il modo più veloce per capire come lavora. E spesso saprà sorprenderti.

Per i progetti più grandi conviene un altro approccio: prima un breve confronto sulle idee, poi l'esecuzione. Ogni lavoro richiede tempo e potenza di calcolo. Se lavora per un'ora e solo dopo vi accorgete che avevi in mente altro, entrambi sono sprecati. Se invece ti spiega prima come intende procedere, in due minuti capisci se siete sulla stessa lunghezza d'onda. E spesso propone idee a cui non avevi pensato.

Ti presenta il suo progetto. Tu gli dici cosa ti piace e cosa vuoi cambiare. Solo allora si mette al lavoro, con un piano che avete definito insieme. Dopo un briefing, lo fa di sua iniziativa. Per qualsiasi altro incarico importante, basta chiederglielo. Due minuti per leggere un piano ti risparmiano un'ora di rifacimenti.

5 · Le domande sono un buon segno.

Preferisce chiedere una volta piuttosto che sbagliare due. Una domanda non significa che si è bloccato. Significa che vuole fare le cose bene. Rispondi in poche parole. Anche “Decidi tu” è una risposta: poi ti dirà su quali presupposti si è basato. Se fa troppe domande o troppo poche, diglielo: “Quando si tratta di clienti, meglio una domanda in più. Per le attività di routine, decidi tu.”