L'esercizio più difficile non è dare incarichi, è lasciar andare. Questo modulo ti mostra quali compiti affidare per primi, come un incarico diventa un incarico permanente e perché non perdi mai il controllo: il principio di approvazione è la tua rete di sicurezza.
«Sa fare così tante cose, da dove comincio?» La risposta arriva da una matrice semplice. Fai a ogni compito due domande: quanto spesso capita? E: quanto è in gioco se la prima volta riesce solo all'80 per cento?
Ordinare la posta in arrivo, ricerche, coordinamento degli appuntamenti, analisi di tabelle, bozze di ogni tipo. Capita ogni giorno, ti costa più tempo di tutto, e qui un risultato all'80 per cento è già un sollievo.
La cartolina per la fiera, il riepilogo dell'anno, il nuovo modulo. Basta assegnarli quando capitano: occasioni perfette per scoprire nuove capacità.
Risposte ai clienti, preventivi, post social. Lui prepara, tu approvi. Dopo qualche settimana il tuo tono è acquisito, e da «approvare ogni volta» si passa gradualmente a «solo controlli a campione».
L'aumento dei prezzi, il reclamo spinoso, il licenziamento. Resta a te, ma lui prepara: fatti, cronologia, proposte di formulazione. Decidi a tavola apparecchiata.
L'errore più frequente dei principianti, tra l'altro, non è delegare troppo, ma troppo poco. Chi usa un solo quadrante paga un dipendente con cento mani e ne tiene occupate due.
La leva più potente del tuo dipendente IA si nasconde in una piccola frase in coda. Ogni incarico riuscito può diventare un incarico permanente, basta dirlo:
Per una settimana, fai caso al pensiero «ma questo lo faccio ogni settimana». Ogni volta che compare, hai trovato un incarico permanente. La maggior parte dei clienti ne raccoglie da cinque a dieci nelle prime quattro settimane: il punto in cui il calendario si svuota in modo tangibile. Come gestire, modificare ed estendere i tuoi incarichi permanenti lo approfondisce il Modulo 4.
Delegare bene non significa lanciare il lavoro nel buio e sperare. Tre abitudini ti danno una visione d'insieme in ogni momento, senza che tu debba controllare:
Ragiona insieme a te: lascialo fare. Il momento più prezioso nell'esempio qui sopra non è l'aggiornamento, è la proposta. Più spesso accetti proposte come questa o le rifiuti motivando, meglio impara che cosa significa per te «pensare insieme».
Veniamo alla regola più importante di tutto il sistema, il motivo per cui puoi lasciar andare con serenità: tutto ciò che lascia la tua casa richiede la tua approvazione. E-mail ai clienti, post social, preventivi, modifiche al tuo sito: il tuo dipendente prepara tutto fino in fondo, ma si invia solo quando dici «ok». È configurato così, fin dall'inizio.
Con il tempo puoi allentare le redini in modo consapevole, un gradino alla volta, per tipo di compito:
Quanto in fretta salire i gradini lo decidi solo tu. Alcuni clienti restano al gradino 1 e sono felici: anche così il dipendente risparmia il 90 per cento del lavoro, perché preparare richiede ore, approvare secondi.
Doppio fondo di sicurezza: indipendentemente dalle tue approvazioni, il lavoro del tuo dipendente è sorvegliato dal nostro sistema di controllo, e tutto ciò che va verso l'esterno viene messo a registro. Puoi chiedere in ogni momento: «Che cosa hai mandato fuori questa settimana?» e ricevi la lista completa.
Prima o poi arriva un risultato che non volevi così. Non è un errore di sistema, è la quotidianità con qualsiasi dipendente, anche il migliore. Ciò che conta è cosa fai a quel punto. Il riflesso più costoso: «Allora lo faccio da me.» Così il compito oggi è risolto, ma la settimana prossima torna identico sulla tua scrivania.
La via migliore ha tre passi e richiede un minuto:
E se davvero una volta qualcosa va storto, un numero sbagliato nel preventivo, un malinteso con il cliente? Diglielo, semplicemente. Lui rettifica, si scusa dove serve, documenta l'accaduto e ne ricava la regola. Gli errori che emergono e vengono corretti sono per lui, come per le persone, la materia di cui è fatta l'affidabilità. La differenza: lo stesso errore non lo fa due volte.
La matrice della lezione 3.1 non devi compilarla da solo: è a sua volta un compito per il tuo dipendente. Mandagli questo:
Poi imposti subito la proposta migliore come incarico permanente. Così questo modulo ti ha tolto lavoro in modo duraturo, non ti ha solo dato nozioni.