Bu bölüm henüz kilitli.
Bölümler birbirini tamamlar. Önce önceki bölümleri bitirin. Ardından bu bölümün kilidi otomatik olarak açılır.
Bölüm 1 ile devam edinGenel bakışa dönAcademy'nin kalbi burası. Yapay zeka çalışanınız, Google gibi bir arama kutusu ya da ChatGPT gibi birkaç anahtar kelime yazdığınız bir giriş alanı değil. Neyi başarmak istediğinizi anlamak isteyen bir çalışan. Bu yüzden ona her zaman hedefi anlatın, o hedefe nasıl ulaşacağını değil. Teklif hazırlamak ya da bir araştırmayı kurgulamak onun işi.
İyi bir görevin üç parçası vardır:
Hedef. Sonunda elinizde ne olmalı, ne işe yaramalı? Satış yapmak için yazılan bir metnin dili, bilgi vermek için yazılandan farklıdır.
Bağlam. Neleri bilmesi gerekiyor? Kimin için, konusu ne, hangi kaynaklardan yararlanabilir? Bağlamı en hızlı bir örnekle verirsiniz: “Weber projesindeki gibi”, “web sitemizin tarzında”.
Sınırlar. Çerçeveyi siz çizersiniz. Ne zamana kadar, ne uzunlukta, hangi üslupla, nasıl hitap ederek? Neler kesinlikle yapılmamalı? “Resmî olsun, henüz tanışmadık.” “Fiyat olmasın.” “En fazla yarım sayfa.”
Aklınızdaki resmi ona anlatın. Yeni bir çalışma arkadaşınıza görev verdiğinizi düşünün. Ne istediğinizi ne kadar iyi anlarsa ilk taslağı da aklınızdakine o kadar yakın olur. Yapay zeka çalışanınızla da durum aynı. Neredeyse her şeyi yapabilir. Tek eksiği, sizin zihninizdeki resim. Onu da yalnızca siz anlatabilirsiniz.
Bu yüzden bir cümle eksik anlatmaktansa bir cümle fazla anlatın. Sonucu nerede kullanacaksınız, neyi başarmasını istiyorsunuz? İçeriği nereden alsın: klasörünüzden, web sitenizden, eski bir tekliften mi? Bunun için başka neleri araştırsın? Sonuç nasıl olsun: sayılar ve grafiklerle mi, görsellerle mi, kısa mı, ayrıntılı mı? Tasarım için örnek alabileceği bir şey var mı, web siteniz ya da beğendiğiniz bir broşür gibi? Bu cümlelerin her biri birkaç saniyenizi alır, sizi bir düzeltme turundan kurtarır.
Böyle değil: “teklif pdf”
Böyle: “Sommer Hanım, salı günü baktığımız banyo tadilatı için teklif istiyor. Notlarım Site Visits klasöründe. Weber projesindeki gibi fiyatlandır ama üst segment armatürler için yüzde 10 ekle. Yarın öğlene kadar hazır olsun.”
O: Anlaşıldı. Taslak yaklaşık 30 dakika içinde onayınız için hazır olacak.
Böyle değil: “banka için sunum hazırla”
Böyle: “Perşembeye kadar bankamızla yapacağımız görüşme için bir sunuma ihtiyacım var, en fazla on slayt. Hedef: yeni atölye binası için kredi almak. Rakamlarımız Finance klasöründeki raporda. Bölgemizdeki zanaat işletmelerine ilişkin güncel piyasa verilerini de ekle. Tablo yerine grafik kullan. Profesyonel olsun, satış dili kullanma. Az önce sohbette görünümünü çok beğendiğim bir sunum gönderdim. Görsel dilini, tarzını ve yapısını örnek al.”
O: Anlaşıldı. Önce ana hatları göndereceğim, ardından slaytları hazırlayacağım.
Ona örnekler gösterin. Beğendiğiniz bir şeyi ona her zaman gösterebilirsiniz: hazır bir sunum, uygulama, web sitesi, el ilanı ya da e-posta. Yanına tek bir cümle ekleyin: “Bunu benim için bu tarzda hazırla.” İyi bir örnek, uzun bir açıklamadan çok daha fazlasını anlatır.
Sonuç sizi tatmin etmediyse neredeyse her zaman bu üç parçadan biri eksiktir. Genellikle de bağlam. Bir sonraki mesajınızda eksik bilgiyi ekleyin. Hemen bunu temel alarak devam eder.
Bu beş çalışma alışkanlığıyla ondan daha da fazla verim alın. Küçük ayrıntılar gibi gelebilir. Kendi günlük işlerimizde en büyük farkı bunlar yarattı.
1 · Arabadan çalışın.
Sesli mesajla verilen görevler neredeyse her zaman daha nettir. Konuşurken, yazarken atlayacağınız bağlamı kendiliğinizden aktarırsınız. Önceden düzenlemenize gerek yok: sesli düşünün, konular arasında atlayın, cümlenin ortasında kendinizi düzeltin. O sizin için hepsini toparlar.
Siz: Yoldayken gönderilmiş, iki dakikadan kısa bir sesli mesaj. Üç konu iç içe.
O: Üç görev var: Sommer teklifini güncellemek, Krause Bey'e nazik bir ret yanıtı göndermek, müşteri buluşmasının davetini hazırlamak. En acil olan tekliften başlıyorum.
Boş geçen zaman böylece çalışma zamanına dönüşür: randevuya giderken, şantiyede yürürken, sonraki toplantıya kalan on dakikada. Masanıza döndüğünüzde çoğu zaman ilk taslak sizi çoktan bekliyordur.
2 · Gece sizin için çalışır.
Uyumaz. Mesai sonu ya da hafta sonu bilmez. Yapacak işi olmadan geçen her gece, boşa giden çalışma zamanıdır. Bu yüzden büyük işleri akşamdan vermeyi alışkanlık edinin: araştırmalar, listeler, analizler, ilk taslaklar. Bolca arama, okuma, karşılaştırma ve düzenleme gerektiren her şey. Sabah sonuç sizi bekler, güne bir adım önde başlarsınız.
Siz, 22:10: Yarın sabaha kadar bölgemizdeki en önemli beş rakibi araştır. Fiyatları ve müşteri yorumları da olsun.
O, 06:45: Hazır, özet klasörünüzde. Dikkat çeken bir nokta var: ikisi fiyatlarını yeni artırmış.
Siz, 21:40: Yarın sabaha kadar bana potansiyel satış ortakları bul: Almanca konuşulan ülkelerde finansal ürün satışı yapan ve kendi topluluğu olan kişiler. Web sitelerine, LinkedIn'e ve Instagram'a bak. Hepsini ad, şirket, telefon, e-posta ve web sitesi bilgileriyle bir Excel tablosuna ekle. Üç gruba ayır: A çok uygun, B uygun, C olabilir.
O, 06:30: Tablo klasörünüzde: 186 kişi, 31'i A grubunda. 40 kişinin telefon numarası henüz yok; onları işaretledim. A grubu için ilk iletişim e-postasını hazırlayayım mı?
3 · Ön bilgilendirme: önce her şeyi gösterin, sonra çalışmaya başlasın.
Bu, en önemli çalışma yöntemlerinden biri. Bu yöntemi benimsediğinizde ondan en iyi sonuçları alırsınız.
Neden? Bazı işler tek mesaja sığmaz. Fotoğraflar göstermek, dosyalar göndermek, bunlarla ilgili birkaç sesli mesaj kaydetmek istersiniz. Her parçanın ne işe yaradığını ve onunla ne yapması gerektiğini de anlatırsınız.
Başta sadece dinler. Siz bitirdiğinizde her şeyi birlikte değerlendirir: parçalar arasında bağlantı kurar, analiz eder, nelerin birbiriyle örtüştüğünü ve nelerin çeliştiğini görür. Ancak bundan sonra bir planla karşınıza gelir. Böylece tek tek parçalarla değil, resmin bütünüyle çalışır. Sonuçların kalitesi de gözle görülür biçimde artar.
İşte yöntemi. “Briefing”, “Done” ve “Stop” birer komuttur. Her birini sohbette ayrı bir mesaj olarak yazın.
1 · “Briefing” yazarak başlayın. Böylece bilgi göndereceğinizi anlar. Her şeyi toplar, henüz çalışmaya başlamaz. Kaç mesaj göndereceğinizi de söyleyebilirsiniz. Böylece bir mesaj eksikse bunu fark eder.
2 · Ardından tüm parçaları açıklamalarıyla gönderin. Fotoğraflar, dosyalar, sesli mesajlar. Sırası önemli değil. Her parçanın ne olduğunu ve onunla ne yapması gerektiğini kısaca belirtin.
3 · “Done” yazarak bitirin. Neler gönderdiğinizi söyleyin ve hepsinin ulaşıp ulaşmadığını sorun. Ardından hepsini birlikte değerlendirir, işi nasıl anladığını anlatır, planını sunar ve en fazla üç soru sorar. Ancak bundan sonra işe başlar.
İstediğiniz an “Stop” yazabilirsiniz çok erken çalışmaya başlarsa ya da yanlış yönde ilerlerse. Hemen durur, siz de gereken düzeltmeyi yapabilirsiniz.
Siz: Briefing. Konu, bahardaki fuar için yeni standımız. Dört mesaj göndereceğim.
Siz: Eski standın fotoğrafı: “Geçen yıl böyleydi. Çok sıkışıktı, görüşmeler için yer yoktu.”
Siz: PDF: “Fuarın kuralları. Yükseklik sınırına ve yangın güvenliğine dikkat et.”
Siz: Sesli mesaj (2 dk.): yeni standın neleri öne çıkarması gerektiği.
Siz: Rakip standının fotoğrafı: “Bu açık köşe tasarımını beğendim.”
Siz: Done. İki fotoğraf, bir PDF ve bir sesli mesaj gönderdim. Hepsi ulaştı mı?
O: Evet, hepsi burada: iki fotoğraf, PDF ve 2 dakikalık sesli mesajınız. Sesli mesajın tamamı yazıya döküldü. Sizi şöyle anladım: rakibinizinki gibi açık tasarımlı, görüşmeler için sakin bir köşesi olan ve fuarın izin verdiği yüksekliği aşmayan bir stant. Bir noktayı fark ettim: eski afişiniz kuralların izin verdiğinden daha yüksek. Planım: önce üç taslak, ardından maliyet dökümü. Başlamadan önce iki sorum var: Bütçe nedir? Yeni bir afiş de planlayayım mı?
Ön bilgilendirme ne zaman işe yarar? İş karmaşık olduğunda: anlatacaklarınız fazlaysa, birden çok belge bir araya geliyorsa veya her parçayı ayrı ayrı açıklamak gerekiyorsa. Müşteri fotoğraflarına dayanan bir teklif, bir kampanya, bir sunum, yeni bir fuar standı. “Weber Bey'e perşembenin uygun olduğunu bildir” demek içinse ön bilgilendirmeye gerek yok.
Önce kontrol edin, sonra çalışmaya başlasın. Kapsamlı bir ön bilgilendirmede en önemli adım budur. Bir mesaj yolda kaybolabilir: ona hiç ulaşmaz, uzun bir sesli mesajın yalnızca bir kısmı ulaşır ya da arada yeniden başlatıldığı için sonrasında mesajı hiç okumamış olabilir. İşin zor yanı şu: siz bunu fark etmezsiniz. Doğal olarak her şeyin elinde olduğunu varsayarsınız. O da bir şeyin eksik olduğunu bilmeden kendisine ulaşanlarla çalışır.
Bu yüzden “Done” dedikten sonra kısa bir kontrol yapın. İdeal olan, gönderdiklerinizi sayılarıyla belirtmeniz:
“Sana on iki sesli mesaj, üç görsel ve iki dosya gönderdim. Hepsi sana ulaştı mı?”
Bir şey eksikse yalnızca o parçayı yeniden gönderin. Uzun sesli mesajların her birini ayrıca sorun:
“Sesli mesajım sana eksiksiz ulaştı mı ve tamamı yazıya döküldü mü? Hepsini aldın mı? Sende ne kadar uzunlukta göründüğünü ve hangi cümleyle bittiğini söyle.”
Süre ve son cümle eşleşiyorsa her şey elindedir. On saniyede, verdiğiniz tüm bilgilerle çalıştığından emin olursunuz.
4 · Önce fikir, sonra uygulama.
Önce onu tanımak istiyorsanız bırakın işini yapsın. Bir görev verin ve nasıl yaklaştığını izleyin. Nasıl çalıştığını öğrenmenin en hızlı yolu bu. Üstelik sizi sık sık şaşırtır.
Büyük projelerde farklı bir yaklaşım daha iyi sonuç verir: önce kısa bir beyin fırtınası, sonra uygulama. Sonuçta her iş zaman ve işlem gücü harcar. Bir saat çalıştıktan sonra aslında başka bir şey istediğinizi fark ederseniz ikisi de boşa gider. Önce nasıl ilerleyeceğini anlatırsa aynı yönde düşünüp düşünmediğinizi iki dakikada anlarsınız. Üstelik çoğu zaman sizin aklınıza gelmeyen fikirler de getirir.
“Bunu hazırlamaya başlamadan önce kısa bir beyin fırtınası yapalım. Bu konuya nasıl yaklaşırdın? Nasıl bir yapı kurardın? Hangi adımları izlerdin? Önce birlikte üzerinden geçelim, sonra uygulamaya geçeriz.”
Size tasarladığı yaklaşımı sunar. Neyi beğendiğinizi, neyin farklı olmasını istediğinizi söylersiniz. Ancak bundan sonra, birlikte oluşturduğunuz planla işe koyulur. Bir ön bilgilendirmenin ardından bunu kendiliğinden yapar. Diğer büyük görevlerde ise söylemeniz yeterli. Planı okumaya ayırdığınız iki dakika, işi baştan yapmakla geçecek bir saati kurtarır.
5 · Soru sorması iyiye işaret.
İki kez yanlış yapmaktansa bir kez sormayı tercih eder. Soru sorması, takılıp kaldığı anlamına gelmez. İşi doğru yapmak istediğini gösterir. Kısa yanıt verin. “Sen karar ver” de bir yanıttır. O zaman hangi varsayımla ilerlediğini size söyler. Çok fazla ya da çok az soru soruyorsa açıkça belirtin: “Müşterilerle ilgili konularda gerekirse fazladan sor. Rutin işlerde kendin karar ver.”
“İhtiyacım şu: [sonuçta ne çıkmalı ve ne işe yarayacak]. Arka plan: [kimin için, konusu ne, içerik ve örnekler nerede]. Önemli noktalar: [ne zamana kadar, ne uzunlukta, hangi üslupla, neler kesinlikle olmamalı]. Önce nasıl ilerleyeceğini kısaca anlat.”
Her seferinde roman mı yazmalıyım?
Hayır. “Weber Bey'e perşembenin uygun olduğunu söyle” eksiksiz bir görevdir. Bu üç parçaya, sonucun yoruma açık olduğu işlerde ihtiyaç duyarsınız: metinler, teklifler, araştırma, tasarım.
Şiveleri, yazım hatalarını ve yarım cümleleri anlar mı?
Evet. Sizin ona uyum sağlamanız gerekmez. O size uyum sağlar.
Aynı anda birden fazla görev verebilir miyim?
Evet. Görevleri ayırır, ne anladığını söyler ve en acil olandan başlar.
Ben bitirmeden işe koyuldu. Şimdi ne yapmalıyım?
“Dur” yazın, ardından kalanını gönderin. Bir sonraki büyük göreve “Ön bilgilendirme” diyerek başlayın. O zaman kendiliğinden bekler.
Her net görev, cepten bir elin daha çıkmasını sağlar.
Hepsini okudunuz mu? Şimdi bölümü tamamlayın.
Böylece Bölüm 3 açılır ve ilerlemeniz kaydedilir.