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Poursuivre avec le chapitre 1Retour à la vue d’ensembleC’est le cœur de l’Academy. Votre employé IA n’est ni une barre de recherche comme Google, ni un champ de saisie comme ChatGPT où taper quelques mots-clés. C’est un employé qui veut comprendre ce que vous cherchez à accomplir. Donnez-lui toujours l’objectif, pas la marche à suivre. Préparer un devis ou structurer une recherche, c’est son métier.
Une bonne mission comporte trois éléments :
L’objectif. Quel résultat voulez-vous obtenir, et à quoi servira-t-il ? Un texte conçu pour vendre ne s’écrit pas comme un texte conçu pour informer.
Le contexte. Que doit-il savoir ? À qui le travail s’adresse-t-il, de quoi s’agit-il, sur quoi peut-il s’appuyer ? Le plus rapide, c’est un exemple : « comme pour le projet Weber », « dans le style de notre site web ».
Le cadre. Les limites que vous fixez. Pour quand, quelle longueur, quel ton, comment s’adresser aux destinataires, et que faut-il absolument éviter ? « Un ton formel, nous ne nous connaissons pas encore. » « Aucun prix. » « Une demi-page, maximum. »
Montrez-lui ce que vous avez en tête. Imaginez que vous confiez une mission à un nouveau collègue. Mieux il comprend vos attentes, plus sa première version se rapproche de ce que vous avez en tête. Avec votre employé IA, c’est exactement pareil. Il sait presque tout faire. Ce qui lui manque, c’est l’image que vous avez en tête. Et vous seul pouvez la lui transmettre.
Mieux vaut donc une phrase de trop qu’une phrase de moins. À quoi le résultat vous servira-t-il, et quel effet doit-il produire ? Où doit-il chercher le contenu : dans votre dossier, sur votre site, dans un ancien devis ? Quelles recherches complémentaires doit-il mener ? Quelle forme attendez-vous : des chiffres et des graphiques, des images, un format court ou détaillé ? Peut-il s’inspirer d’un modèle visuel, comme votre site ou une brochure que vous aimez ? Chacune de ces phrases vous prend quelques secondes et vous évite une série de retouches.
Au lieu de : « devis pdf »
Préférez : « Mme Sommer souhaite un devis pour la rénovation de la salle de bains que nous avons visitée mardi. Mes notes sont dans le dossier Visites de chantier. Reprenez les tarifs du projet Weber, avec une majoration de 10 pour cent pour les équipements haut de gamme. Pour demain midi. »
Lui : Compris. Vous recevrez la première version pour validation dans environ 30 minutes.
Au lieu de : « faire une présentation pour la banque »
Préférez : « Pour jeudi, il me faut une présentation pour notre rendez-vous avec la banque, dix diapositives maximum. Objectif : obtenir le prêt pour le nouvel atelier. Nos chiffres sont dans le rapport du dossier Finance. Ajoutez des données récentes sur le marché de l’artisanat dans notre région. Des graphiques plutôt que des tableaux. Un ton professionnel, sans discours commercial. Je viens de vous envoyer dans la conversation une présentation dont j’adore le visuel. Inspirez-vous de son univers graphique, de son style et de sa structure. »
Lui : Compris. Je vous envoie d’abord le plan, puis je prépare les diapositives.
Montrez-lui des exemples. Vous pouvez à tout moment lui montrer quelque chose qui vous plaît : une présentation finalisée, une application, un site, un dépliant, un e-mail. Ajoutez une phrase : « Créez ce qu’il me faut dans ce style. » Un bon exemple lui en dit plus qu’une longue description.
Si un résultat vous déçoit, il manque presque toujours l’un de ces trois éléments, le plus souvent le contexte. Ajoutez-le simplement dans votre prochain message. Il en tiendra compte immédiatement.
Cinq façons de travailler pour aller encore plus loin avec lui. Cela paraît anodin. Dans notre travail quotidien, ce sont pourtant ces habitudes qui ont fait la plus grande différence.
1 · Travaillez depuis votre voiture.
Une note vocale donne presque toujours de meilleures consignes. À l’oral, vous ajoutez naturellement le contexte que vous omettriez à l’écrit. Inutile de structurer vos idées : pensez à voix haute, passez d’un sujet à l’autre, corrigez-vous en cours de route. Il mettra de l’ordre dans tout cela pour vous.
Vous : Une note vocale d’un peu moins de deux minutes, en déplacement, avec trois sujets entremêlés.
Lui : J’ai identifié trois missions : revoir le devis Sommer, adresser un refus courtois à M. Krause et préparer l’invitation à la soirée clients. Je commence par le devis, c’est le plus urgent.
Les temps morts deviennent ainsi du temps de travail : le trajet vers un rendez-vous, la traversée d’un chantier, les dix minutes avant votre prochaine réunion. À votre retour au bureau, la première version vous attend souvent déjà.
2 · La nuit travaille pour vous.
Il ne dort pas, ne débauche jamais et ne prend pas de week-end. Chaque nuit sans mission, c’est du temps de travail perdu. Prenez donc l’habitude de lui confier les missions importantes le soir : recherches, listes, analyses, premières versions. Tout ce qui demande de chercher, de lire, de comparer et de trier. Le matin, le résultat vous attend et vous commencez la journée avec une longueur d’avance.
Vous, 22 h 10 : Pour demain matin, faites une recherche sur les cinq principaux concurrents de notre région, avec leurs tarifs et les avis clients.
Lui, 6 h 45 : C’est fait, la synthèse est dans votre dossier. À noter : deux d’entre eux viennent d’augmenter leurs tarifs.
Vous, 21 h 40 : Pour demain matin, trouvez-moi des partenaires commerciaux potentiels : des professionnels de la vente de produits financiers dans les pays germanophones, qui ont leur propre communauté. Cherchez sur les sites web, LinkedIn et Instagram. Rassemblez le tout dans un tableau Excel avec le nom, l’entreprise, le téléphone, l’e-mail et le site web. Classez-les en trois groupes : A pour les profils idéaux, B pour les profils adaptés, C pour les profils à étudier.
Lui, 6 h 30 : Le tableau est dans votre dossier : 186 contacts, dont 31 dans le groupe A. Il manque encore le numéro de téléphone de 40 contacts ; je les ai signalés. Dois-je rédiger un premier e-mail de prise de contact pour le groupe A ?
3 · Le briefing : montrez-lui tout, puis laissez-le travailler.
Cette méthode de travail est l’une des plus importantes. Maîtrisez-la pour obtenir le meilleur de votre employé IA.
Pourquoi ? Certaines tâches ne tiennent pas dans un seul message. Vous voulez lui montrer des photos, lui transmettre des fichiers, ajouter quelques notes vocales et expliquer, pour chaque élément, à quoi il sert et ce qu’il doit en faire.
Au début, il se contente d’écouter. Une fois que vous avez terminé, il examine l’ensemble : il relie les éléments, les analyse, repère ce qui va ensemble et ce qui se contredit. Ce n’est qu’ensuite qu’il vous propose un plan. Il ne travaille plus sur des fragments, mais sur une vue d’ensemble. Et la qualité de ses résultats s’améliore nettement.
Voici comment faire. « Briefing », « Terminé » et « Stop » sont des commandes. Saisissez chacune dans un message distinct de la conversation.
1 · Commencez par « Briefing ». Il sait alors que vous allez lui transmettre des éléments. Il rassemble tout sans commencer à travailler. Vous pouvez lui préciser le nombre de messages à venir pour qu’il remarque s’il en manque un.
2 · Envoyez ensuite tous les éléments, chacun avec son explication. Photos, fichiers, notes vocales, dans l’ordre que vous voulez. Pour chaque élément, précisez brièvement de quoi il s’agit et ce qu’il doit en faire.
3 · Terminez par « Terminé ». Indiquez-lui ce que vous avez envoyé et demandez si tout est bien arrivé. Il examine alors l’ensemble, vous explique comment il a compris la tâche, présente son plan et pose au maximum trois questions. Ce n’est qu’ensuite qu’il se met au travail.
Vous pouvez écrire « Stop » à tout moment s’il commence trop tôt ou part dans la mauvaise direction. Il s’arrête immédiatement et vous pouvez rectifier le tir.
Vous : Briefing. Il s’agit de notre nouveau stand pour le salon du printemps. Quatre messages vont suivre.
Vous : Photo de l’ancien stand : « Voilà à quoi il ressemblait l’an dernier. Trop exigu, pas de place pour discuter. »
Vous : PDF : « Le règlement du salon. Faites attention à la hauteur et à la sécurité incendie. »
Vous : Note vocale (2 min.) : ce que le nouveau stand doit mettre en valeur.
Vous : Photo du stand d’un concurrent : « J’aime bien cet angle ouvert. »
Vous : Terminé. Cela fait deux photos, un PDF et une note vocale. Tout est bien arrivé ?
Lui : Oui, j’ai tout reçu : deux photos, le PDF et votre note vocale de 2 minutes, intégralement transcrite. Voici ce que j’ai compris : un stand ouvert comme celui de votre concurrent, avec un coin calme pour discuter, dans la limite de hauteur autorisée par le salon. J’ai relevé un point : votre ancienne bannière dépasse la hauteur permise. Mon plan : d’abord trois esquisses, puis un chiffrage détaillé. Deux questions avant de commencer : quel est le budget ? Et faut-il prévoir une nouvelle bannière ?
Quand le briefing est-il utile ? Dès qu’une tâche est complexe : quand vous avez beaucoup à expliquer, plusieurs documents à transmettre ou des éléments qui nécessitent chacun une explication. Un devis avec des photos du client, une campagne, une présentation, un nouveau stand. Pour « Dites à M. Weber que jeudi me convient », ce n’est pas nécessaire.
Vérifiez d’abord, puis laissez-le travailler. Pour tout briefing important, c’est l’étape essentielle. Un message peut se perdre en route : il ne lui parvient jamais, une longue note vocale n’arrive qu’en partie, ou il a redémarré entre-temps et ne l’a pas lue ensuite. Le piège : vous ne le remarquez pas. Vous supposez naturellement qu’il a tout reçu. Et lui travaille avec ce qui lui est parvenu, sans savoir qu’il manque quelque chose.
Après « Terminé », faites donc une vérification rapide, idéalement en comptant les éléments :
« Je vous ai envoyé douze notes vocales, trois images et deux fichiers. Avez-vous tout reçu ? »
S’il manque quelque chose, renvoyez simplement l’élément concerné. Pour les longues notes vocales, vérifiez aussi chacune séparément :
« Avez-vous reçu ma note vocale en entier, et a-t-elle été intégralement transcrite ? Avez-vous bien pris en compte tout son contenu ? Indiquez-moi sa durée de votre côté et la phrase par laquelle elle se termine. »
Si la durée et la dernière phrase correspondent, il a tout reçu. Dix secondes suffisent pour avoir la certitude qu’il travaille avec tout ce que vous lui avez transmis.
4 · D’abord la conception, puis la réalisation.
Pour commencer à le connaître, laissez-le faire. Confiez-lui une tâche et observez sa façon de l’aborder. C’est le moyen le plus rapide de comprendre comment il travaille. Et il vous surprendra souvent.
Pour les projets plus ambitieux, une autre approche fait la différence : un bref échange d’idées, puis la réalisation. Chaque tâche demande du temps et de la puissance de calcul. S’il travaille pendant une heure avant que vous ne réalisiez tous les deux que vous aviez autre chose en tête, ces ressources sont perdues. S’il vous explique d’abord son approche, deux minutes suffisent pour savoir si vous êtes sur la même longueur d’onde. Et il propose souvent des idées auxquelles vous n’auriez pas pensé vous-même.
« Avant de vous lancer dans la réalisation, prenons un moment pour réfléchir ensemble. Comment aborderiez-vous ce sujet ? Quelle structure proposeriez-vous ? Quelles seraient les étapes ? Discutons-en d’abord, puis nous passerons à la réalisation. »
Il vous présente sa proposition. Vous lui dites ce qui vous plaît et ce que vous souhaitez changer. Ensuite seulement, il se lance, avec un plan que vous avez élaboré ensemble. Après un briefing, il le fait spontanément. Pour toute autre tâche importante, il suffit de le lui demander. Deux minutes pour lire un plan évitent une heure à tout reprendre.
5 · Les questions sont bon signe.
Il préfère poser une question plutôt que se tromper deux fois. Une question ne signifie pas qu’il bloque. Elle signifie qu’il veut bien faire. Répondez brièvement. « À vous de décider » est aussi une réponse. Il vous précisera alors les hypothèses retenues. S’il pose trop ou trop peu de questions, dites-le-lui : « Pour les clients, mieux vaut une question de trop. Pour les tâches courantes, décidez par vous-même. »
« Il me faut : [le résultat attendu et son utilité]. Contexte : [à qui cela s’adresse, de quoi il s’agit, où trouver les contenus et les exemples]. Points importants : [le délai, la longueur, le ton, ce qu’il faut absolument éviter]. Commencez par m’expliquer brièvement comment vous allez vous y prendre. »
Faut-il écrire un roman à chaque fois ?
Non. « Dites à M. Weber que jeudi me convient » est une tâche complète. Les trois éléments sont utiles quand le résultat laisse place à l’interprétation : textes, devis, recherches, création.
Comprend-il les dialectes, les fautes de frappe et les phrases incomplètes ?
Oui. Vous n’avez pas à vous adapter à lui. C’est lui qui s’adapte à vous.
Puis-je lui confier plusieurs tâches à la fois ?
Oui. Il les distingue, vous dit ce qu’il a compris et commence par la plus urgente.
Il a commencé avant que j’aie fini. Que faire ?
Écrivez « Stop », puis envoyez la suite. Pour votre prochaine tâche importante, commencez par « Briefing » : il attendra de lui-même.
Chaque tâche claire fait sortir une main de plus de la poche.
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