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Passer au chapitre 1Retour à la vue d’ensemblePar où commencer ? Pour chaque tâche, posez-vous deux questions : à quelle fréquence revient-elle ? Et quelles sont les conséquences si le résultat n’est juste qu’à 80 pour cent au premier essai ?
Fréquent, peu risqué : commencez par là. Tri de votre boîte de réception, recherches, prise de rendez-vous, analyse de tableaux, brouillons en tout genre.
Rare, peu risqué : déléguez aussi ces tâches au passage. L’invitation à la fête de fin d’année, la liste des points à vérifier pour le nouveau stagiaire, la comparaison de trois devis pour de nouveaux véhicules de société.
Fréquent et sensible : avec validation. Réponses aux clients, devis, publications sur les réseaux sociaux. Il prépare, vous validez.
Rare et sensible : vous décidez, il vous épaule. Une hausse de prix, une réclamation délicate. Il prépare tout, vous décidez avec tous les éléments en main.
L'erreur la plus fréquente au début, ce n'est pas de trop déléguer, mais de ne pas assez déléguer. Si vous n'utilisez qu'un seul quadrant, vous payez un employé aux cent mains pour n'en occuper que deux.
Faites appel à lui dans les quatre quadrants, dans tous les domaines de votre entreprise. N'hésitez pas à lui confier plusieurs tâches à la fois : il les traitera pour vous, souvent même en parallèle. Sans craindre qu'il fasse au passage quelque chose que vous ne souhaitez pas. Grâce aux validations, vous choisissez ce que vous déléguez et ce qu'il peut gérer seul de bout en bout. Vous avancez à votre rythme.
Le principe de validation.
Vous gardez la main, car c'est vous qui fixez les règles. Il peut tout vous soumettre sous forme de brouillon. Il fait le travail, vous gardez le dernier mot.
Il exécute ce que vous lui demandez explicitement. Pour tout le reste, il vous présente un brouillon avant tout envoi vers l'extérieur.
Puis vous prenez vos marques et lui donnez plus de liberté, progressivement, tâche après tâche :
Niveau 1 · Tout en brouillon. Chaque message à envoyer vous est d'abord soumis. Tout le monde commence ainsi.
Niveau 2 · Envoi direct pour les tâches courantes. « Vous pouvez envoyer directement les confirmations de rendez-vous. Pour tout le reste, soumettez-moi encore un brouillon. »
Niveau 3 · Seulement les exceptions. « Envoyez directement les réponses types. Pour les prix, les réclamations ou les nouveaux clients, passez par moi. »
Vous choisissez librement à quel rythme passer d'un niveau à l'autre. Même au niveau 1, vous vous épargnez l'essentiel du travail.
« Désormais, vous pouvez gérer [tâche] directement. Continuez à me soumettre tout le reste sous forme de brouillon. »
Soignez aussi la forme.
Ce qu'il vous livre n'a pas à rester brut. Peu de gens en profitent encore : presque tout ce qu'il crée pour vous peut aussi prendre une forme soignée, visuellement aboutie. Au lieu d'un simple tableau Excel, vous obtenez une analyse avec des graphiques. Au lieu d'une liste de chiffres, une présentation que vous pouvez montrer telle quelle à votre client ou à votre banque. Il suffit de le lui demander.
Présentations, rapports et prévisions à votre image, avec graphiques et illustrations.
Présentations HTML qui fonctionnent comme un petit site web : le contenu se dévoile, les chiffres s'animent, avec des éléments interactifs si vous le souhaitez.
E-mails avec une image d'en-tête dédiée, votre logo et une typographie soignée et cohérente.
Avec lui, vous élevez ainsi votre niveau d'exigence, sur le fond comme sur ce que vos clients voient de vous.
« Mettez ceci en forme pour que je puisse le présenter à [mes clients / ma banque / mon équipe] : dans le style de notre site web, avec des graphiques. Proposez le format le plus adapté. »
Puis-je reprendre davantage le contrôle par la suite ?
À tout moment, en une phrase : « Désormais, je veux à nouveau tout valider. » Les niveaux ne sont pas à sens unique. Accordez-lui plus de liberté avant vos vacances, puis resserrez le cadre à votre retour.
Puis-je voir tout ce qu'il a fait pour moi ?
Oui, et cela vaut la peine. Demandez-lui un rapport d'activité : ce qu'il a terminé, préparé et envoyé. Vous verrez noir sur blanc tout ce qu'il vous épargne. Le plus simple est d'en faire une tâche récurrente : « Envoyez-moi votre rapport d'activité de la semaine chaque vendredi. »
Chaque niveau d'autonomie accordé libère davantage de ses mains.
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