Un employé pour toute votre équipe.

Votre employé IA ne travaille pas forcément que pour vous. Donnez accès à vos collègues, et chacun pourra lui confier des tâches. La comptabilité lui fait trier les justificatifs, les commerciaux lui font préparer des devis, l’accueil lui fait organiser les rendez-vous. Il travaille pour tout le monde et sait, à chaque message, qui lui a demandé quoi. Si plusieurs demandes arrivent en même temps, il les traite l’une après l’autre, sans en oublier aucune. Chaque membre de votre équipe dispose alors d’un bras droit qui ne quitte jamais son poste.

Nous définissons qui travaille avec lui lors de la mise en place. Seuls les numéros autorisés peuvent le joindre. Personne d’autre n’y a accès. Nous précisons aussi qui est son interlocuteur principal chez vous et qui fixe les priorités. Pour ajouter ou retirer une personne, il suffit de nous prévenir. Par sécurité, il ne modifie jamais lui-même les droits d’accès.

Le nombre de personnes pouvant travailler avec lui dépend de votre formule :

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Qui a le dernier mot.

Quand plusieurs personnes lui confient des tâches, certaines consignes peuvent se contredire. La comptabilité veut envoyer la relance aujourd’hui, mais vous souhaitez laisser plus de temps au client. Un bon employé ne tranche pas en silence. Le vôtre non plus : il vous signale la contradiction et vous demande quoi faire.

Mieux encore : clarifiez les choses dès le premier jour. Dites-lui qui vous êtes et qu’en cas de doute, votre consigne prime. C’est une règle impérative, comme celles du chapitre 3.

De la même façon, vous décidez qui peut faire quoi. Voici une répartition qui fonctionne bien :

Donner un accès, c’est accorder sa confiance. Vos règles lui indiquent comment se comporter. Mais elles ne sont pas un verrou : toute personne qui peut lui parler peut lui demander d’exécuter n’importe quelle action à sa portée. Ne donnez donc accès qu’aux personnes à qui vous confieriez aussi votre bureau.